Tugas Resume Bab 5 Desain dan Perilaku Organisasi

DESAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi dan mencapai tujuan. Definisi organisasi itu meliputi tiga elemen pokok, yakni interaksi manusia, kegiatan yang mengarah pada tujuan, dan struktur.

Jika suatu perusahaan tumbuh, kebutuhan akan organisasi semakin meningkat. Dengan semaikn besarnya perusahaan, kiranya semakin diperlukan adanya spesialisasi jumlah karyawan yang lebih banyak; misalnya mempunyai satu angkatan penjalan, atau dapat juga mempunyai suatu departemen akuntansi, tidak hanya satu pemegang buku.

Organisasi Formal dan Informal

· Organisasi Formal

Merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Organisasi formal adalah bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah wewenang, tanggung jawab, pertanggungjawaban, delegasi, dan koordinasi.

· Organisasi Informal

Adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan dan formasi. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut system tanaman rambat. Informasi yang disampaikan secara berlebihan, kurang tepat, dan kurang terpercaya, atau dapat juga terpercaya.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan:

Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
Anggota-anggota kelompok dalam (out group)

Sentralisasi vs Desentralisasi

· Organisasi yang Disentralisir

Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah system yang wewenang serta pengenadialnnya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak. Kebaikan organisasi yang telah disentralisir adalah bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam. Sedangkan keburukannya antara lain: (1) jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak (2) organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit pada manajer muda dalan pengambilan keputusan.

· Organisasi yang Didesentralisir

Merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah

semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Beberapa perusahaan mendesentralisir pengambilan keputusannya karena mengetahui kondisi dari pabrik ke pabrik berbeda. Dalam desentralisir, para manajer jenjang lebih rendah mendapat kesempatan untuk menunjukkan kemampuannya.

Struktur Organisasi dan Penyusunannya

· Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu: interaksi kemanusiaan, kegiatan yang terarah ke tujuan, dan struktur. Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.Tujuan sebuah perusahaan yang berupa “menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing kepada konsumen” tidak dapat menjabarkan kondisi peralatan produksi yang harus diperiksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan. Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya, tujuan-tujuan itu harus dipecah kedalam tujuan-tujuan khusus kepada karyawan dalam perusahaan.

· Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar dan jasa dipecah kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja dan masing-masing karyawan individual. Jika hal ini sudah ditetapkan, setiap karyawan dapat melihat sumbangannya terhadap pencapain tujuan organisasi secara keseluruhan. Jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya dan kekomplekan perusahaan. Perusahaan yang lebih kecil biasanya mempunyai jenjang lebih sedikit dibanding perusahaan besar.

· Departementalisasi

Pembentukan struktur oerganisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organiasi. Dikebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.

· Wewenang dan tanggung Jawab

Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakuakn tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.

· Berapa Banyak Bawahan yang harus Ada di Bawah Seorang Manajaer ?

Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi

· Menjamin Komunikasi yang Efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal.

· Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manjer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi, perencana organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan ? menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Dalam suatu organisasi dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responbility).
Ada empat pokok bentuk strutur organisasi, yaitu :

· Organisasi garis (line organization) : kekuasaan mengalir secara langsung dari Direktur ke Kepala Bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian merupakan unit yang berdiri sendiri, dan Kepala Bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.
Kebaikan Organisasi Garis
• Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
• Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain
• Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan
• Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja
Keburukan Organisasi Garis
• Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan
• Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien
• Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian

· Organisasi Garis dan Staf, merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-kruntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Tipe organisasi garis dan staf ini lebih baik digunakan untuk perusahaan sedang dan besar. Tugas kepala-kepala bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Untuk ini dapatlah dibentuk staf. Selain memberi saran kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian, mereka tidak mempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah. Hubungan anatara pimpinan dengan bawahan langsung dinamakan hubungan garis. Sedangkan apabila hubungan mereka tidak langsung dalam hal ini manajer tersebut bertindak sebagai staf dinamakan hubungan staf.
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
• Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya
• Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja
• Staf dapat mendidik para petugas
• Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas
Keburukan Organisasi Garis dan Staf
• Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan
• Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya
• Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil

· Organisasi Fungsional, dalam organisasi ini masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.
Kebaikan Organisasi Fungsional
• Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
• Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi

Keburukan Organisasi Fungsional
• Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
• Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan
• Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi
• Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer

· Organisasi Komite, organisasi ini dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya Komite Budget mempunyai anggota kepala-kepala bagian dalam peusahaan, seperti kepala bagian produksi, kepala bagian financial dan kepala bagian pemasaran. Mereka beusaha mengalokasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk seluruh kegiatan perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua bagian dalam organsiasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite.
Untuk membangun komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1. Suasananya santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
5. Keputusan diambil secara konsensus
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain
Kebaikan Komite
• Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota
• Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik
• Menciptakan koordinasi yang lebih baik
• Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana
Keburukan Komite
• Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
• Keharusan untuk berkompromi
• Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
• Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan

· Organisasi Matrik, organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organsiasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus. Dalam organisasi seperti itu beberapa anggota organisasi memberikan laporan kepada dua atasan, bukannya satu atasan seperti bentuk yang tradisional. Dalam setiap kasus mereka berusaha memusatkan kegiatan-kegiatan beberapa spesialis dari bidang fungsional yang berbeda pada maslah atau proyek khusus.
Kebaikan Organisasi Matrik
• Luwes
• Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik
• Memberikan alat inovasi tanpa menganggu struktur organisasi yang ada
Keburukan Organisasi Matrik
• Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional
• Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
• Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

Perilaku Keorganisasian
Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi :
• Kelompok kerja

Dalam semua organisasi yang melibatkan orang pasti terdapat kelompok-kelompok kerja. Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Dalam beberapa hal, kelompok-kelompok itu berbentuk karena karyawan mengharapkan lebih banyak manfaat pada pekerjaannya. Kelompok-kelompok tersebut tetap ada pada setiap peristiwa didalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa : kebutuhan berkomunikasi, kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu : keakraban satu sama lain, kepentingan bersama, pekerjaan serupa dan persahabatan. Semua ini akan menjadi dasar untuk saling melengkapi bagi kelompok-kelompok kerja yang ada.

• Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang memliki motif yang berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama. Kebutuhan akan menimbulkan motif yang selanjutnya mengarah kepada perilaku untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia
2. Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan. Kebuthan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus dan lelah. Setelah kebutuhan dasar ini terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, yaitu kebutuhan akan perlindungan, demikian pula seterusnya sampai kebutuhan berjenjang paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.

• Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Perkembangan teknologi dewasa ini telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Akibatnya, karyawan dipabrik kadang-kadang mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan. Mungkin mereka merasa tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya. Kecenderungan kearah yang lebih otomatis di bidang manufaktur dan pertanian lambat laun akan mendapat tantangan dari serikat buruh. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

• Kepemimpinan

Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting delam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan dan situasi yang ada.
Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya yang ada secara efektif.

Keadaan bidang studi ini sekarang

Perilaku organisasi saat ini merupakan bidang studi yang berkembang. Jurusan studi organisasi pada umumnya ditempatkan dalam sekolah-sekolah bisnis, meskipun banyak universitas yang juga mempunyai program psikologi industri dan ekonomi industri pula.
Bidang ini sangat berpengaruh dalam dunia bisnis dengan para praktisi seperti Peter Drucker dan Peter Senge yang mengubah penelitian akademik menjadi praktik bisnis. Perilaku organisasi menjadi semakin penting dalam ekonomi global ketika orang dengan berbagai latar belakang dan nilai budaya harus bekerja bersama-sama secara efektif dan efisien. Namun bidang ini juga semakin dikritik sebagai suatu bidang studi karena asumsi-asumsinya yang etnosentris dan pro-kapitalis (lihat Studi Manajemen Kritis)

Tantangan Bisnis yang akan datang

Masalah: Meningkatnya produktivitas tenaga kerja. Tantangan bisnis ke depan adalah bagaimana menciptakan keunggulan bersaing dan mempertahankan kesinambungan bisnis sehingga tuntutan peningkatan produktivitas kerja menjadi suatu keharusan. Upaya peningkatan produktivitas kerja diantaranya melalui perubahan perilaku.
Peningkatan keahlian tenaga kerja. Keahlian dinyatakan dalam 3 bentuk: keahlian berkonsep, keahlian teknis dan keahlian teknologi.
Menurunnya tingkat kesetiaan karyawan
Respon atas era globalisasi (hilangnya batas waktu dan ruang), yakni globalisasi ekonomi dan globalisasi perusahaan.
Budaya keanekaragaman tenaga kerja.
Munculnya peniru temporer, yakni terdapat pergantian karena adanya persaingan sehingga daur hidup produk semakin singkat. Untuk itu produk yang jenuh membutuhkan inovasi-inovasi, salah satunya dengan cara menaikkan tingkat ketrampilan.
Peningkatan kualitas pelayanan, produk, dan layanan purna jual.
Tuntutan dalam beretika bisnis.

http://www.gunadarma.ac.id/http://studentsite.gunadarma.ac.id/login.php

Irwan Hasiholan
23210641
1EB20

Cari Blog Ini